2022.06.30 2023.02.18

タスクとは　タスクの性質とタスクの向き合い方を解説します

tenchan

[chat face=”似顔絵　男性　真面目.jpg” name=”田中くん” align=”left” border=”blue” bg=”blue” style=”maru”] タスクなんてとりあえずこなす以外になんかあるの？
指示されたタスクなんだからやるしかないじゃん。 [/chat] [chat face=”似顔絵　女性　真面目.jpg” name=”木村さん” align=”right” border=”blue” bg=”blue” style=”maru”] これ印刷しておいてとか、資料作っといてって言われるけど、そういうのも何か考える意味あるの？ [/chat] [chat face=”d160a53f71104dc4e5ed3c300ba3ba79.jpg” name=”TENCHAN” align=”left” border=”blue” bg=”blue” style=”maru”] タスクが多くて悩んでいる人、指示されたタスクをやならきゃとストレスを抱える人、雑用？と思っちゃうことを毎日していて楽しみを見いだせない人。
このような悩みを抱えている人は、いつまでも津波のようにタスクが舞い込んできます。
それが仕事なんだから仕方ないと思ってるかもしれませんが、「本当に？」と思うだけでも世界は劇的に変化しますよ。 [/chat] [box02 title=”この記事で解決すること”]タスクが何かがわかる
タスクを客観的にみられるようになる
タスクの質（成果）が上がり、頼まれる仕事が変わる
タスクをルーティーン化し余裕ができる
[/box02]

タスクとはそもそも本当にそのタスクをする必要があるのか、という問いを持てるかどうかが重要です。
私はベンチャー企業に勤めていて、年商数億円の売上に対して社員数は１０人以下です。
そのため、兼任業務は山ほどあります。
特に私の会社は現場主義の人が多いので、パソコンを使った作業は実質私一人でこなしています。

[box05 title=”私が担当している業務”] ・ECサイトの運営（受注管理、商品梱包、伝票発行、商品発送、商品開発、商品更新、メルマガ発行、レビュー管理、サブスク管理etc…）
・B to B　卸業務（受注管理、商品梱包、伝票発行、商品発送もしくは配送、商品提案、請求書管理、請求書作成etc…）
・SNS運用
・各種提案書作成
・在庫管理システム構築及び運用
・各種発注業務
・許可申請（新店舗営業許可など）
・補助金、給付金申請（実績：IT導入補助金申請から経過報告、事業再構築補助金など）
・事業計画書作成
・BtoBのメール窓口（複数アカウント）
・社内・社外広報
・店舗デザイン、設計
・宣材写真フォトグラファー
・宣材写真レタッチ
・Webデザイン
・ホームページ運用
・デジタルマーケ（主にリスティング）
・バナーデザイン
・ポスターデザイン
・社員教育ツール開発
・全マニュアル作成
・動画撮影
・動画編集
・各種IT機器導入から保守（主にレジと表示シールプリンタマスタ管理）
・都度社内共通フォーマット作成
・品質管理【ソフト面：裏面表示作成業務】（主に栄養成分表示計算・原材料情報管理・配合管理・トレーサビリティ管理・特定原材料（アレルギー）管理）
・品質管理【ハード面：裏面表示出力機器管理業務】（各店舗の機器設定、データベース更新）
・B to B　取引上必要な【品質管理書類】作成
・社内全データ管理
・各種発送業務（伝票発行等）
・お問い合わせ対応業務
・月次資料作成

＋随時緊急案件
[/box05]

これが私の日々の業務内容です。
これホントに一人でやってるの？盛ってない？
と思われるかもしれませんが、盛ってないです（笑）

もちろん一般社員にはこんな量の仕事はさせないです。

ちなみにECサイトを立ち上げた最初の頃は、現場の販売に出ながらECサイトの構築、商品梱包、商品発送まで一人でやってました。
しかも、本当にありがたいことにすぐに大盛況になり、一日２００件のご注文をいただくことができ、
その時は流石に毎日寝る時間が無くなり、ミスも連発して、
時には配送漏れでご希望の日に届けられなかった沖縄のお客様に直接届けに行ったのもいい思い出です。

その時のお客様の温かさが今の私の原動力です。

あまりの反響に一度EC事業を休止して、作業場をもっと大きなスペースに移転、保健所の申請とシステム構築からやり直しました。。。

そんなことを経験した私だからこそ、読んでくれる皆様にお伝えできることがあると思いこの記事を書いています。

記事の前半では、タスクそのものの性質、タスクとはについて解説し、
後半では具体的にタスクとどう向き合うかを解説していきます。

この記事を読むことで、日々津波のように押し寄せるタスクをただこなすだけ、もしくは流れていくだけのタスクに価値をつけられ、
あなたの社内での評価が１ランクアップし、タスクの振られ方が変わるはずです。

INDEX 【目次】

タスクとは
1. タスクと作業と仕事
2. タスクが何かを知れば８割解決する
タスクを一度俯瞰してみる
1. タスクを客観的な情報に変換する
2. そのタスクは本当に必要？
タスクは必ず客観視する

タスクとは

課された仕事

Googleで検索すると語句の意味として上記が出てきます。

ビジネスで使われる意味合いでのタスクはどちらかというと仕事というより作業の意味合いの方が強いです。

タスクと作業と仕事

基本的に私はタスクには２種類あると思っています。

①　自分で課したタスク
②　上司、同僚などから課されたタスク

①は自分が任されている仕事を因数分解して必要となる作業で、自分の意志でリスケできます。
②は上司、同僚などから「これやっといて」と指示されてやらないと怒られる。

よほど会社の上層部にいない限りは①と②の割合は２:８くらいじゃないでしょうか。

会社の規模にもよりますが、課長クラスまでは大体そうだと思います。

つまり、８割はやらないと怒られるタスクなのです。

[box05 title=”作業とは”]　作業の完了が会社の利益や評価に直結されず、再現性が高く誰でもできるもの。[/box05]

私は作業をこのように定義しています。

つまり、上司や同僚が自分の責任の範囲内において、最悪の場合自分で責任が取れるものを渡してきているのです。

[box05 title=”仕事とは”]　仕事の完了が会社の利益に直結し、仕事の内容そのものが評価される。
会社の課題、社会の課題としての性質があり、より大きな課題であればあるほどその解決は大きな利益を生む。
≒プロジェクト[/box05]

最後に、

[box05 title=”タスクとは”]　作業以上仕事未満
タスクの集合体が仕事やプロジェクトで、一つ一つのタスクの完了では大きな成果は中々出ない。
作業に課題としての性質が付与され、質の高いタスクの完了が集まって大きな仕事やプロジェクトの達成へと繋がる。
仕事やプロジェクトの達成までのプロセス。
[/box05]

タスクが何かを知れば８割解決する

タスク、仕事、作業の違いはわかりましたね。

上記の定義はあくまで私の今までの経験からの定義ですが、このように定義することで津波のように押し寄せるタスクを一網打尽にできます。

まず、作業ばかりしている人の場合、
仕事の達成に直結するものまでは任せることができない可能性があります。
このフェーズにいる人は年功序列のなくなった今、容易に自分のポジションを追われます。

ここにいる人は非常に危険です。
再現性が高いため、そこまで難しくもなく特別な勉強もいりません。
そのため、場合によっては居心地がいいのが一番の難点です。
もちろん、ずっとそこにいたい場合はそのままでもいいのですが、ほんのちょっとの環境の変化であっという間に居場所がなくなりかねません。

ですので、個人的には次のステップに進むことをおススメします。
つまり、タスクが舞い込んでくるフェーズに移動することです。

[box04 title=”作業フェーズからタスクフェーズへの移行方法”]①　作業を頼まれたらどんなに嫌なことでも最高の笑顔で承る
②　作業の質を落とさずスピードを上げて終わらせる
③　次に何かやることはありますか？と笑顔で聞く[/box04]

今回の本題はタスクですので、ちょっと抽象度が高いですが上記３点を実践していれば大抵の場合は上司が根を上げます。
なぜなら、上司は上司でそう何度も新しいことを教えてる時間がないので、根負けしてこんなに助かるなら、とタスクを渡してくれます。

渡されたものが抽象的だったり、どうやるのか詳しく教えてもらえなかった時はチャンスです。
基準は再現性があるかないかです。つまり、自分と同等もしくは下の人でもできることかどうかを見ればわかります。

どんなに偉そうに指示をされたとしても、その場合はその上司もタスクの全容が掴めていないケースが多いです。
その時が作業フェーズから左足を一歩踏み出した状態になります。

絶対的に作業の質と完了報告は必要

一つ上のステップを目指す時にオススメの勉強法↓

https://since-around4.com/?p=165

先ほどタスクは仕事やプロジェクトの細分化されたプロセスと説明しました。
ここで勘のいい人はお気づきかと思います。

そうです。タスクは仕事の達成が最大の目的であって、タスクそのものは目的ではないということ。

タスクの先にある仕事の課題を解決すれば、極端な話そのタスクはしてもしなくても変わらないのです。

次からの後半ステップで詳しく解説しますが作業とタスクの違いをよく見極め、それがタスクだとわかったらその先にある仕事の課題に注目するクセをつけましょう。

タスクを一度俯瞰してみる

タスクを客観的な情報に変換する

例えば、
「Aという商品の在庫がたくさん余っているので、売れるようにPOPをデザインしてほしい」

というタスクが舞い込んできたとします。

抽象度は比較的高く、明確に成果物としてPOPというものもあるのでこれはタスクです。

まずはこちらを客観的な情報に変換してみましょう。

・Aという商品が余っている
・在庫が余って困っている
・ほっといたら売れない商品を売れるようにしたい
・販促物としてPOPがほしい
・デザイン（クリエイティブ）が求められている

客観的な情報としては上記になります。

こうして客観的な情報に変換すると、タスクの見え方は大きく変わり、
タスクが舞い込んできた時点では
「POPをデザインする」がタスクの最大の成果でした。

しかし、客観的な情報に変換すると
どうやら求められているものは「Aという商品を売れるようにしたい」ということ。

そしてタスクとしての最大の成果は「継続的にAという商品が売れるようになること」です。

少し俯瞰してタスクを見ただけで、「マーケティング」という仕事にまで昇華しました。

責任はタスクを持ってきた上司や同僚が持つ中でマーケティングに挑戦できるなんて、ただのタスクが一気に化けましたね。

このように、タスクは俯瞰して客観的な情報に変換することで見え方が変わり、完了後の質が大きく変化します。

この質を高めることで、社内での評価は１ランクも２ランクもアップします。

そのタスクは本当に必要？

タスクの質を高めることはものすごく強い武器になります。
ただし、それと同時に人気者になりすぎる危険性もあります。

質の高いタスクをしてくれる人に頼りたくなるのは自明の理ですから。

そこで強い武器の次は強い防具です。

それは、そのタスクが本当に必要かどうかに疑問を持つことです。

先ほどの例にとって解説していきます。

先ほどのタスクの最大の成果は「継続的にAの商品が売れるようになること」です。

ここに本当にPOPのデザインは必要なのか？という疑問を持つことです。

POPのデザインの他にもっと成果の出る可能性のある自分の構築済みの仕組みがあるならそちらの方が少ないリソースで完了できます。

例えば、自分もしくは自分のチームが運用しているSNSで定期的に告知するなどです。

この場合は自分のルーティーンに組み込むだけでタスクは完了します。

いくら売れるようにしたい？どのようなデザインイメージ？
など、抽象度の高い情報の中からデザインするより早いかもしれません。

もちろん、疑問を持ったところで回避不可能な場合も多々あるかとは思いますが、
都度そのタスクが本当に必要かどうか、そのタスクが本当にその先にある仕事やプロジェクトの成果（ニーズ）に対して最大の成果をあげるタスクなのか、
に問いを投げかけられるクセをつけましょう。

それだけで生産性は格段に上がります。

タスクは必ず客観視する

[box01 title=”おさらい”]　・タスクとは作業以上仕事未満
・タスクを客観的情報に変換する
・タスクの最大の成果にフォーカスする
・そのタスク本当に必要なの？と疑問を持つ
・より成果があがりルーティーン化できるならそちらに置き換える　[/box01]

タスクを客観的に見るだけでタスクの質は上がり自分の負担もモチベーションも大きく変わります。
ぜひ明日から実践して仕事を楽しいものにしていきましょう！

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